Ombudsdienst

Samenstelling ombudsdienst

De ombudsdienst inschrijvingen bestaat uit :

één vertegenwoordiger aangeduid door elk van de schoolbesturen
een vertegenwoordiger van het lokaal bestuur (voorzitterschap door de schepen van onderwijs van de gemeente Dilbeek)
minstens één vertegenwoordiger van een erkende oudervereniging.
Daarnaast kunnen andere technici (beheerders, andere directies,…) adviserend deel uitmaken van de vergadering.

Er is een mogelijkheid tot wraking van de leden van de ombudsdienst inschrijvingen.

Indien een ouder of een school een lid van de ombudsdienst wenst te wraken dient hij hiervoor een schriftelijk verzoek in te dienen via aanmelden@dilbeek.be. Leden kunnen gewraakt worden voor de beslissing in een dossier indien zij betrokken partij zijn in een bepaald dossier en dus niet onpartijdig kunnen oordelen. Indien de ombudsdienst akkoord gaat met het verzoek tot wraken zal het lid niet mee oordelen in het desbetreffende dossier.

Bevoegdheden van de ombudsdienst inschrijvingen

De ombudsdienst staat in voor de eerstelijnsbehandeling van:

klachten of vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzing
vragen over een erkenning van een uitzonderlijke situatie
de evaluatie van de behandelde klachten en vaststellingen met het oog op eventuele bijsturing van de aanmeldingsprocedure

Procedure voor het adviseren over klachten of vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen

Een zuivere materiële vergissing is een materiële fout of een verschrijving, begaan bij de materiële verrichtingen die gepaard gaan met de aanmelding en bij de werking van het aanmeldingssysteem. Het is vereist dat het een materiële fout of verschrijving betreft waarover nauwelijks discussie mogelijk is. Het betreft met andere woorden een onoplettendheid die met een eenvoudige precisering kan worden rechtgezet. Om een zuiver materiële vergissing te kunnen inroepen moet de betrokkene te goeder trouw gehandeld hebben.

Indien, ondanks de beveiliging door het systeem, toch een aanmelding zou gebeuren die formeel verkeerd of onvolledig is, wordt deze behandeld door de ombudsdienst.
Voor eerstelijnsklachten kunnen ouders steeds terecht bij de beheerders binnen een termijn van 15 kalenderdagen na de vaststelling. De beheerders leggen deze klachten, indien nodig, voor aan de ombudsdienst vooraleer de ouders door te verwijzen naar de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Ouders en leerlingen en hun vertrouwenspersoon of raadsman kunnen, indien zij hier schriftelijk (via mail naar aanmelden@dilbeek.be) om verzoeken, gehoord worden door de ombudsdienst bij de behandeling van de klacht;

Klachten en vaststellingen over technische fouten of zuiver materiële vergissingen die na de termijn van 15 kalenderdagen na de vaststelling van de betwiste feiten ingediend worden, zijn onontvankelijk.

Klachten zullen behandeld worden binnen een termijn van 20 werkdagen.

Procedure om de vraag tot erkenning van een uitzonderlijke situatie voor te leggen

Een uitzonderlijke situatie is een geval waarbij de betrokkene voor een specifieke school waarvoor hij aanmeldt, een uitzonderlijke situatie inroept die alleen van toepassing is op de leerling in kwestie in die school en waarbij die inschrijving de enige mogelijkheid is om de toegang tot onderwijs te garanderen.

vragen tot erkenning van de uitzonderlijke situatie kunnen door ouders schriftelijk gericht worden aan de beheerders van het aanmeldsysteem via aanmelden@dilbeek.be
De uitzonderlijke situatie wordt voorgelegd aan de ombudsdienst die het op zijn beurt zal voorleggen aan het schoolbestuur in kwestie.
Ouders en leerlingen en hun vertrouwenspersoon of raadsman kunnen, indien zij hier schriftelijk (via mail naar aanmelden@dilbeek.be) om verzoeken, gehoord worden door de ombudsdienst bij de behandeling van de vraag tot erkenning van een uitzonderlijke situatie.
De ouders kunnen binnen de 20 kalenderdagen een eerste antwoord verwachten van de ombudsdienst.

Indien het schoolbestuur in kwestie een eventuele inschrijving in overcapaciteit haalbaar acht, legt het schoolbestuur die vraag voor aan de CLR. De CLR beslist binnen dertig kalenderdagen over de uitzonderlijke situatie waarbij die inschrijving de enige mogelijkheid is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling.
Indien de CLR de uitzonderlijke situatie bevestigt waarbij de inschrijving de enige mogelijkheid is om de toegang tot het onderwijs te garanderen, kan de leerling in overcapaciteit worden ingeschreven.